Провели комплекс стратегических сессий для разных групп сотрудников и запустили конкретные активности по достижению целей

HATE Agency

#Онлайн

#Развитие команд

#Стратегия

#Оффлайн

HATE Agency — digital-агентство полного цикла, входит в Топ-10 лучших агентств РФ. Занимаемся креативом, работой с блогерами, разработкой стратегий, продакшеном, работой в социальных сетях и другими рекламными кампаниями.

О клиенте

Задача 1 – точечная: Встал вопрос об эффективности регулярных стратегических сессий, проводящихся в агентстве. Хотелось понять, возможно ли проводить их по-другому? Как внедрить больше взаимодействия и начать генерить идеи в ходе таких сессий? Как усилить объединение вокруг общих целей и прозрачно распределить между собой ответственность?

Задача 2 – глобальная: Управленческой команде топ-менеджеров и партнеров хотелось больше опираться на команду, чтобы эффективнее и быстрее подстраиваться под внешнюю среду и развиваться. Опираться — значит иметь возможность доверять команде, передавать прозрачно ответственность за реализацию, стимулировать и получать идеи от команды.

Задача

Как решали

Мы провели компанию от глобального анализа точек роста и сильных сторон через стратегические активности и создание плана, до реализации и запуска конкретных активностей по достижению цели.

Чтобы поддерживать этот ритм, мы порекомендовали ребятам проводить регулярные стратегические чекапы, и сверяться на каком расстоянии от цели они находятся, насколько продвинулись и какие активности сейчас в приоритете. Так же посоветовали командам ключевых проектов встречаться отдельно, чтобы планомерно двигаться вперед.

Команда забрала к себе в повседневную жизнь многие из наших методологий: фишки фасилитации и структурирования информации в Miro, механики вовлечения, проектный менеджмент, технологию описания бизнес-процессов и многое другое.

Результаты

Ранее у нас был опыт стратсессий, похожих на скучное собрание с вопросами без ответов. И вот, перед очередной сессией мы наткнулись на телеграмм канал Двух Насть. Меня зацепили посты и легкость подачи сложных вещей, потом я послушала подкаст и поняла, что вам хочется довериться. После первой встречи мне искренне понравилось, что меня выслушали и не стали давить бизнес-советами, стратегиями развития и пытаться продать какие-то дополнительные услуги. Это отличалось от моих ожиданий в лучшую сторону, и я поняла, что вы можете нам помочь ненасильственно.
Работа с вами принесла много положительных изменений, в первую очередь для трех партнеров копании. При том, что мы давно знаем друг друга и дружим, оказалось, что нам сложно было делиться профессиональными замечаниями друг к другу и к зонам ответственности друг друга. Вы помогли нам приземлиться, свериться и выговориться.

Определение зон ответственности было большим шагом для нас. В дальнейшем мы начали определять зоны ответственности для всех сотрудников компании самостоятельно. И сейчас все работает лучше, чем год назад. Это позволило мне, как руководителю, выдохнуть и с радостью осознать, что можно не отвечать за абсолютно все задачи.
Вы привили нам регулярность в решении вопросов. Раньше стиль управления был стихийным, а сейчас мы движемся маленькими, но регулярными шагами. За время сессий с вами мы привыкли ежемесячно сверяться, и сейчас это помогает нам не забывать и не забивать на обсуждение регулярных задач.
Благодаря вам мы начали более структурно подходить к постановке целей. Сейчас мы не просто ставим финансовую цель и сверяемся раз в полгода, мы сверяемся ежемесячно и принимаем решения, следя за тем, куда уходят наши силы и внимание.
Мы научились актуализировать задачи и не тянуть месяцами то, что не идет и уже теряет всякий смысл. А благодаря отсутствию этого груза появляются силы придумывать и делать что-то новое и классное. Поэтому от всего сердца большое спасибо!

Елизавета Ющук
исполнительный директор HATE Agency, партнер

Впечатления
клиента

Когда мы убедились, что есть четко сформированное видение, понимание ответственности и согласованность внутри компании на уровне главных лидеров, мы провели гибридную (офлайн+онлайн) стратегическую сессию с командой руководителей.

Цели сессии: трансляция целей на команду руководителей, чтобы эти цели были четкие, понятные и разделялись всеми. Важно было привлечь руководителей для создания верхнеуровневого плана достижения этих целей, с конкретными действиями и этапами реализации.

Этап 1: Провели включающую практику, нарисовав образ компании через несколько лет. Участники были рады увидеть много совпадений в рисунках и почувствовать себя на одной волне. Обсудили разные идеи и подчерпнули вдохновения для развития компании.
Этап 2: Трансляция целей от каждого из руководителей и разговор об их зонах ответственности. Участники наконец-то увидели прозрачность в данном вопрос, и им стали понятны причины и следствия большинства критических моментов во взаимодействии. Через обсуждение спорных моментов, мы получили цели, которые разделяет каждый участник сессии.
Этап 3: Обсудили какой вклад важно сделать каждому направлению, для достижения целей. С помощью упражнения участники увидели, что каждое направление вкладывается в общие цели, поэтому важно единство, взаимопомощь и понимание что, кто и когда делает.
Этап 4: Выбрали 3 ключевые активности для достижения целей и сформировали рейтинг общего мнения, на который могли опираться лидеры при принятии решений. У каждой активности появился свой лидер, готовый ее драйвить.

Таким образом, мы собрали верхнеуровневый план достижения целей и понятные активности. После сессии договорились, что ребята соберутся самостоятельно, финально приоритезируют активности и сформируют команды для реализации.
Мы могли бы остановиться на этом, но ребята решили проработать некоторые из активностей более детально. Из этого родилось еще 2 формата нашего с ними взаимодействия.

Для команды было важно выстроить ключевые бизнес-процессы прозрачно и четко. Они были готовы пересобрать их для большей эффективности. Мы встретились с командой, которая собралась под реализацию этого проекта.

Для начала дали небольшую теорию о бизнес процессах, рассказали о нашей философии по работе с ними (как найти баланс между бюрократией и реальной пользой), передали методологию визуализации бизнес-процессов и рассказали, как договариваться об изменениях в них.
Далее создали план реализации проекта. Визуализировали все этапы, поставили четкие цели и наметили несколько первых шагов.
Чтобы более качественно передать методологию внутрь компании и помочь определить, какие процессы действительно нуждаются в описании прямо сейчас, мы провели еще 3 встречи:

• На первой — обсудили обеспечивающие бизнес процессы;
• На второй — проанализировали основные продукты компании и выделили те, процесс реализации которых нуждается в визуализации. Сформировали главный бизнес процесс компании – цепочку создания ценности, нашли на ней узкие места. Таким образом у ребят появился последовательный план дальнейших действий.
• На третьей встрече мы взяли самый больной процесс и описали его. Основное описание мы сделали совместно, а часть описания попросили команду сделать отдельно, чтобы лидер проекта и ребята, которые будут фасилитировать вместо нас, могли прочувствовать этот процесс самостоятельно в безопасной среде. После чего мы провели дополнительную консультацию для будущих фасилитаторов, рассказали, что и как важно делать в этом проекте и на встречах с группой, чтобы фасилитация была максимально эффективной.

Комплексно подошли к решению задачи, проведя глубинное исследование и 4 сессии с разным составом руководителей, запустили проект по работе с бизнес-процессами и передали методологию для дальнейшей самостоятельной работы.

1.Исследование культуры и системы управления

Для чего:

• Чтобы выявить узкие места, моменты, где есть дисбаланс полномочий и ответственности;
• Чтобы увидеть сильные стороны команды, на которые можно опереться в дальнейшем;
• Чтобы определить, какая корпоративная культура сложилась на данный момент, и с помощью каких инструментов лучше взаимодействовать дальше с командой.

2.Сессия ретроспективы

Собрали в онлайн формате команду руководителей и обсуждили события, произошедшие с компанией за 2022 год.

• Познакомились с командой поближе и дали им прочувствовать формат фасилитации с внешним специалистом;
• Отметили, что произошло хорошего, какие были сложности и неудачи. Услышали мнения и настроения по прошедшим событиям;
• Проанализировали команду, обсудили ее положительные паттерны в реакции на события, которые стоит укреплять, и паттерны, которые мешают развиваться. Так же определили, какие паттерны следует внедрить в будущем;
• Команда отметила, что некоторые проблемы и пути их решения они видят одинаково, а некоторые — совсем по-разному. Поэтому есть точки, где требуется синхронизация;
• Панорамно посмотрели на предыдущий опыт, чтобы заметить закономерности и оставить только те, что приносят положительный результат;
• Поняли, что формат фасилитации подходит команде и можно продолжать двигаться дальше.

3.Стратегическая сессия для партнеров

4.Стратегическая сессия с командой руководителей

5.Сессия для отдела аккаутинга

Каждый из руководителей взял обязательство поделиться результатами прошедшей сессии со своим подразделением и декомпозировать задачи до конкретных сотрудников.

Аккаунтинг — одно из ключевых зарабатывающих подразделений компании. Поэтому появился запрос поддержать его в декомпозиции целей, и зарядить ребят энергией, так как планы на предстоящий год были амбициозные.
В первой части сессии лидер компании и лидер подразделения рассказали о целях на будущий период, поделились всеми принятыми решениями и организационными перестановками. Провели сессию вопросов-ответов и отрефлексирвали цели с командой через призму аккаунтинга.
Во второй части провели самоанализ компетенций и сессию обратной связи для ребят, а затем обмен лучшими фишками, так как регулярного обмена опытом у них не было.

На выходе каждый и сотрудников точно понимал цели компании и свой вклад в них, проанализировал свои компетенции, получил список рекомендаций и лучших практик от коллег по улучшению собственных узких мест. Энергия и энтузиазм в команде повысились, а также ребята значительно сплотились и почувствовали опору друг в друге.

6.Запуск проекта и передача методологии
по работе с бизнес процессами

Проведенное исследование подсветило важность темы стратегического видения для команды. Было решено сформулировать видение компании на уровне партнеров и определить, к чему глобально идет бизнес и в чем его задача. Провели однодневную стратегическую онлайн сессию для партнеров со следующими результатами:

• Сформировали единое долгосрочное видение развития компании;
• Определили желаемые результаты, на ближайшее будущее;
• Подготовили трансляцию видения для всей остальной команды.

Еще в ходе исследования мы поняли, что партнеры играют несколько ролей в компании. Поэтому на сессии мы визуализировали зоны ответственности партнёров. Это помогло участникам четко сфокусироваться на своей зоне ответственности, прозрачно договориться о том, что они согласовывают друг с другом из разных ролей, и обсудить ожидания друг от друга в этих ролях.